Becky!で効率よくメールを片付けるための設定と操作術

もっと効率よくメールをさばきたくありませんか？

１日に大量に届くメール。
中にはすぐさま返事を返さなければならないものがあります。
そのような優先度の高いメールを気にしてメールをたびたびチェックしていては効率が悪くなります。

そこで格段に楽にメール作業を行う方法と設定について紹介したいと思います。

１．最優先メールとそれ以外に仕分け

メーリングリストを使っていると、自分がアクションをする必要のないメールが届きます。
このようなメールは緊急度が低く、読み飛ばしたいところです。

Becky!に最優先メールかどうか振り分けてもらいましょう。

最優先で読んで対応が必要な可能性の高いメールとして私が考えるのは
・自分の名前が含まれる文面
・優先度の高いキーワード
があげられます。
これは振り分け、キーワードハイライト、ポップアップでそれぞれ対応できます。

◆自分の名前や優先度の高いキーワードの書いてあるメールだけ抽出する

Becky!プラグインで「BkSmBiff Plug-in」を使います。
http://www31.ocn.ne.jp/~mitumori/becky/

設定については
「Becky!を快適に操作するための10の設定」
http://blog.livedoor.jp/ld_directors/archives/50791006.html#
10.ポップアップで見逃しを防ごう重要
を参照ください。

ポップアップが発生するまでは仕事に集中することができますので、仕事の効率がぐんと上がります。

２．未読メールを一気に集中して読む

メールが届くたびに読むよりも、まとめて読む時間を設けて集中して処理したほうが効率的です。
一件のメールを読む時間を最小限にするため、以下のような方法があります。

◆文面の表示領域を広げる

メールを素早く読むためには文面の行が一度にたくさん表示された方が短時間で読めます。
通常の表示では３ペインの右上にメールの件名一覧、その下にメールの文章が表示されます。

メニューから表示>レイアウトの変更>縦３分割リストビュー２段
と変更することで件名の一覧と文面が横に並ぶ表示になります。

一度に表示される行が増えますので、メール全体の見通しがよくなることや、スクロールする回数を減らすことができ効率的です。

◆スペースキーでガシガシ読む

メールを読む際に、マウスのホイールやカーソルキーでスクロールさせると思いますが、スペースキーを使うと便利です。

スペースキーはメールの内容をページ送りします。
さらに最後のページを表示した状態で押すと自動的に未読のメールに飛びます。

この機能を使って、未読のメールだけをスペースキーでガシガシ読むことができます。
もしメールが引用で長く読む必要がなければ、Ctrlキーを押しながらスペースキーを押すと次の未読へ飛びます。

◆とばしたメールに戻る

スペースキーでガシガシ読んでいると、さっきのメールに戻りたいことがあります。

そんな時はAlt+←を押すたびに１つ前のメールに戻ることができます。
進めたいときはAlt+→です。

Webブラウザと同じなので覚えやすいです。

３．すばやく返事を返す

◆全員に返信をCtrl+R

仕事でメールを使っている場合は、大半全員に返信することが多いので、ショートカットで変更した方が良いです。

メールを読んで、返事が必要と感じたら素早くCtrl+Rです。

◆体裁をすばやくする

返事を書くときに、メールを読みやすいように段落をつけて体裁を整えたりしますが、
メールでインデントを実施する場合、スペース二個ずつぐらいがちょうど便利です。

メニュー>ツール>全般的な設定>エディタにて、タブサイズを2にして、編集オプション項目の「タブ入力を該当個の半角スペースに」をチェックします。

メール作成時にインデントしたい範囲を選択してTabキーを押すとスペース２個でインデントされます。

◆ファイルサーバー先のファイルもハイパーリンク

メーリングリスト等では、ファイルを添付せずにサーバーにあるファイルのアドレスを記すことがあります。
Becky!ではURL等でhttp://www.hoge.com/とか書くと、自動的にリンク扱いになりますが、社内のファイルサーバーのZ:\hoge\hoge.txtのようなアドレスはリンクになりません。

そこでリンクさせたい部分をのようにくくってあげると

マウスでダブルクリックで対象のリンク先を呼び出します。

メールを受信者はダブルクリックするだけでアクセスできるので、かなり楽できます。
返事を期待するのであればより素早く返事が得られるかもしれません。